Opriți inundarea prin e-mail!
E-mailurile te fac fericit. Când auspiciously plinges sau proclamă vocea computerului "Ai poștă!", Hormonul de fericire dopamină este eliberat, au descoperit cercetătorii. Din păcate, norocul nu durează mult.
Deoarece fiecare e-mail aterizează un nou punct din lista de sarcini, trebuie să fie digerată o nouă muscatura informativă. Și, într-un anumit moment, se simte inconfortabil: că atunci când am pierdut evidența tuturor lucrurilor din căsuța noastră primară completă, ce trebuie să facem acum, cine așteaptă un răspuns și ceea ce putem ignora în siguranță - și tot mai multe mesaje se toarnă în cutia poștală a persoanelor care doriti ceva de la noi. Este, de asemenea, stresant, frustrant și costă încă o mare parte din timpul nostru de lucru: 70% din angajați petrec o oră pe zi lucrătoare la e-mailuri. Cum reușim să nu se scufunde în inundațiile de e-mailuri?
1. Dezactivați notificarea automată!
Fă fără "pling"! "Fiind constant disponibilă este una dintre cele mai frecvente greșeli atunci când se ocupă de e-mail-uri", spune Petra Schmidt, antrenor organizator și fondator al companiei "profileplan". De fiecare dată când ajunge o nouă e-mail, curiozitatea noastră ne îndeamnă să vedem rapid ce știri există acolo. Timp de câteva secunde, atenția scade - dacă am lucrat concentrată, vom scăpa de sincronizare. "Mai ales când stați pe o sarcină dificilă, un e-mail este o scuză binevenită pentru a întrerupe munca", spune Petra Schmidt. Cu toate acestea, cu cât oamenii sunt mai frecvent întrerupți într-o activitate concentrată, cu atât mai mult au nevoie, iar greșelile mai devreme se vor târî.
2. Programarea timpilor fixați pentru procesarea prin e-mail!
Antrenorul Petra Schmidt vă recomandă să vă uitați în cutia poștală doar de trei ori pe zi - dacă nu lucrați într-o industrie unde informațiile trebuie schimbate rapid. În marea majoritate a mesajelor de poștă electronică, va fi suficient să răspundem în decurs de două până la trei ore - iar în cazuri de urgență, expeditorul poate apela și el. Ar trebui să verificați e-mail-urile atunci când ați pornit computerul dimineața. Acest lucru vă va spune dacă toate mesajele importante au fost trimise cu o zi înainte de lucru. Al doilea e-mail de verificare are loc aproximativ o jumătate de oră înainte de pauza de prânz - atunci puteți răspunde nevoilor urgente înainte de pauză. A treia oară când vă verificați căsuța poștală cu 1-2 ore înainte de ora închiderii. "Spune-le colegilor tăi că îți procesezi pozele în momente fixe", sfătuiește Petra Schmidt. Unii oameni ar fi surprinși dacă nu vor primi nici o reacție de la tine după zece minute.
3. Editați e-mailurile dintr-o dată!
Scrieți un e-mail aici, apoi efectuați un apel telefonic scurt, între orele următoare pe următoarea prezentare - astfel încât să vă înțelegeți cu munca dvs. este dificilă. Mai bine: Faceți sarcini similare dintr-o dată. Aveți timp să răspundeți, să sortați sau să ștergeți toate e-mailurile - după aceea, vă puteți relaxa și vă puteți dedica altor sarcini. În mod ideal, căsuța poștală de poștă electronică va fi șterse după fiecare vizită.
4. Stocați e-mailurile în mod corespunzător!
Dificilă, dar cu un pic de disciplină, dar posibil: căsuța de e-mail nu ar trebui să fie atât de lungă încât să nu o poți vedea complet pe ecran cu o singură privire, sfătuiește antrenorul organizației Petra Schmidt. E-mailurile care conțin informații importante pe care doriți să le păstrați pentru stocare sunt stocate în foldere. Petra Schmidt recomandă să nu folosiți programul de e-mail, dar să stocați e-mailurile de pe hard disk. În Outlook, de exemplu, puteți salva mesajele, inclusiv fișierele atașate, în formatul de fișiere * .msg și le puteți plasa în dosarele normale ale fișierelor de pe hard disk - așa ați stocat documente și corespondență pentru un proiect în aceeași locație. În funcție de ceea ce se potrivește muncii dvs., puteți să vă gândiți și la o altă structură de directoare utilă. Important este numai: Mesajele primite nu sunt stocate permanent!
5. Atingeți fiecare e-mail o singură dată!
Când editați mesajele de poștă electronică, nu veți mai salva sarcini pentru mai târziu! Dacă vă așteptați la un răspuns, răspundeți imediat, transferând informațiile către dosarul corespunzător. În multe programe de e-mail, aveți opțiunea de a converti mesajele în sarcini și, astfel, să păstrați o listă de sarcini pe computer. Ceea ce nu doriți să salvați permanent ca informație sau ca sarcină în ochi: ștergeți!
6. Să cunoașteți programul de poștă electronică!
Outlook, Entourage, Thunderbird și Co. pot face mult mai mult decât să scrie și să primească e-mailuri. Merită să învățați câteva trucuri: să trimiteți e-mailuri direct către anumite dosare sau să le etichetați, astfel încât să puteți găsi rapid toate mesajele care aparțin aceluiași subiect. În cursurile de calculator sau în ghiduri, puteți afla ce opțiuni oferă programul dvs.În momentul în care investiți pentru a afla astfel de trucuri, ieșiți repede!
7. De ori de apel de multe ori!
Nu întotdeauna e-mail-ul este mijlocul de comunicare potrivit. La telefon, problemele complicate sau sensibile pot fi soluționate mai repede - iar riscul de neînțelegeri este mult mai mic. "Vocea este un alt canal de comunicare prin care puteți simți reacții", explică Petra Schmidt. Interlocutorul ezită sau imprimă în jur? La telefon, observăm acest lucru imediat - și putem întreba ce anume îl deranjează pe celălalt. Este mult mai dificil și consumatoare de timp prin e-mail, dacă funcționează deloc.
